Lékárenský informační systém

Autor si neklade si za cíl přesně vyměřit a definovat jednotlivé položky a atributy, nicméně se snaží z obecně dostupných informací korektním způsobem navrhnout možný postup a na závěr vyslovit domněnku, zda je relevantní a rentabilní tento záměr realizovat.

Popis firmy

Firma Gogosoft, Ltd., pro níž je tento podnikatelský plán zpracováván, je na poli informačních systémů tradičním hráčem již přes dvacet let a za tuto dobu si vydobyla postavení leadera v oboru. Její pracovníci jsou považováni za jedny z nejlepších odborníků.

Co se týče geografického umístění, má firma nyní již centrálu v Praze a detašované pracoviště v Táboře, ačkoliv původně sídlila v Hradci Králové. Zdejší prostory slouží už jen jako výukové a školicí středisko, a to jak pro nové programátory a analytiky firmy, tak pro zákazníky, kteří si zakoupili její produkty a potřebují se naučit s nimi pracovat.

Firma má celkem 22 zaměstnanců, z čehož 10 tvoří programátoři, 6 analytici a 4 obchodní zástupci, jeden systémový administrátor a jedna účetní. Čili firma má vývojové oddělení (programátoři a analytici) a obchodní oddělení. Zároveň má firma dva majitele, kteří provádějí běžnou agendu managementu.

Finanční situace firmy odpovídá jejímu renomé, před dvěma roky vyrovnala všechny své dluhy a závazky vůči věřitelům v již čtyři roky vykazuje soustavně rostoucí zisk, díky licenčnímu modelu posledního většího projektu. To jí dává značnou finanční svobodu a stabilitu.

Popis a charakteristika produktu

Po poradě v týmu jsme došli ke konsensu, že zpracujeme podklady pro případný vývoj lékárenského informačního systému. Toto pole působnosti je sice v současné době pokryto společností Lekis, s.r.o. vyvíjející stejnojmenný IS a současně dosluhující systém Defis (když předtím koupila práva na tento systém od společnosti PVT, a.s., čímž si na tomto trhu zajistila de facto monopol). Máme však za to, že oba produkty jsou již poněkud zastaralé (vývoj systému Defis byl ukončen v roce 2001) a nedostačují požadavkům na kvalitní a přitom komfortní práci.

Systém firmy Gogosoft, Ltd., pracovně nazvaný Informační systém lékárny (s tímto názvem a obchodní značkou ISL se počítá i do případné ostré verze), bude splňovat nejvyšší nároky a požadavky, a to jak z právního hlediska, odborného hlediska, tak z hlediska uživatelského (tj. z hlediska snadnosti ovládání).

Při brainstormingu byly dohodnuty následující základní moduly (uvedeny včetně stručného popisu, který rozhodně není úplný):

Sklad

Modul Sklad bude přehledným způsobem uspořádávat skladové karty (HVLP, IVLP, PZT, Suroviny, Obaly, apod.), samozřejmostí je možnost barevného odlišení jednotlivých číselníků (HVLP, PZT) a různých pohledů na stav skladových zásob (setříděných podle určitých kritérií).

Dále bude tento modul obsahovat přesnou evidenci každého příjmu, a to včetně jeho nákupní a prodejní ceny, data příjmu, data posledního prodeje, čísla šarží, data exspirace jednotlivých šarží, informací o dodavatelích, apod.

Samozřejmostí je kategorizace skladovaných položek a tisk různých ceníků, inventárních seznamů a souhrnů, obratů apod. Také přesná evidence DPH u jednotlivých položek je samozřejmostí.

Příjem

Modul Příjem bude přehledným a jednoduchým způsobem evidovat veškeré příjmy zboží od všech dodavatelů na trhu přes standardizované rozhraní, a to jak ručně, tak dávkově pomocí příjmových souborů 9např. na disketě, apod.) Při příjmu se tento modul také "naučí" kódy zboží všech dodavatelů, příp. i PDK kódy.

Každopádně bude tento modul schopen převést celého dodacího listu ihned přímo na žádanku (což ocení především nemocniční lékárny a lékárny dodávající nemocničním zařízením). Tento modul bude také zodpovědný za automatický tisk etiket a čárových kódů na základě předdefinovaných šablon.

Samozřejmostí bude výběr z mnoha předdefinovaných příjmových sestav a důkladná kontrola faktur (částečných i souhrnných), automatický přepočet ceny na gram u surovin, apod.

Expedice

Modul expedice bude zajišťovat expedování léků na táře. Modul bude podporovat všechny konvenční periferie (alfanumericky LCD displejem, snímačem carových kódů, peněžní zásuvkou – kasou, tiskárnou účtů, platebním terminálem, UPS, apod.). Rychlost prodeje bude zajišťovat systém čárových kódů a kódů SÚKL, zkratek, čísel skladových karet, apod. V rámci co největšího zjednodušení se předpokládá podpora výdeje léků z různých šarží (dodávek) na jeden recept.

Samozřejmostí bude podpora přechodu mezi výdejem na recept a volným prodejem v rámci jednoho zákazníka. Taktéž účtenku bude možné tisknout najednou, a to i několik dnů zpět (v případě potřeby).

Tento modul bude, ve spolupráci s modulem Sklad, také automaticky generovat objednávky šarží jednotlivých druhů zboží. Pří vydávání bude tento modul také hlídat a kontrolovat stav zásob na skladě a upozorní uživatele v případě hrozícího vyčerpání zásob.

Pojišťovny

Modul Pojišťovny bude mít za úkol zajišťovat akce vztahující se k pojišťovnám (s tím, že bude možné relevantní data exportovat a importovat, aby se umožnilo zpracování těchto dat i mimo systém). Tyto relevantní práce budou zřejmě prováděny s kopií receptu, aby se předešlo nesmyslným zásahům do skladu či tržeb.

Recepty vrácené zpět od pojišťovny budou moci být vkládány opakovaně bez vlivu na stav skladu, a to podle číselníků platných v době pořízení receptu.

Tento modul bude mít také na starosti import číselníků od VZP. Zároveň bude zajišťovat kontrolu rodných čísel a čísel lékařů, diagnóz (včetně možnosti vygenerování diskety s relevantními daty určené pro kontrolu na pojišťovně).

Výroba

Modul výroba bude zajišťovat evidenci materiálu a surovin, taxy laborum a obalů individuálně vyráběných léků, přičemž bude automaticky generovat kódy pro ZP. Zároveň bude i u vlastní výroby možnost tisku taxace na recept v jednotkovém balení.

Objednávky

Automatické generování optimální objednávky na konci dne 9případně v průběhu) v závislosti na denní spotřebě a stavu zásob, přičemž bude možné nastavit na každé zboží zvláštní pravidla. U každého druhu zboží bude program doporučovat optimálního dodavatele. Samozřejmostí je podpora objednávání pomocí modemu či síťového připojení od všech významných dodavatelů.

Žádanky a převodky

Modul zpracovávající žádanek s odloženou fakturací pro libovolné odběratele a rozdělení faktur podle jednotlivých oddělení odběratele (ocení zejména lékárny nemocničního typu). Modul bude obsahovat i propracovaný systém přijímání objednávek pomocí modemu (resp. jakéhokoliv síťového připojení) a jejich automatického objednání u distributora a následného vyfakturování.

Dále bude tento modul použitelný pro přesun zásob mezi jednotlivými lékárnami (jednoho majitele), a to jak pomocí modemu či síťového spojení tak pomocí výměnu definičního souboru.

Finance

Modul zodpovědný za evidenci faktur, jejich souhrnná kontrola, evidenci uhrazených a neuhrazených faktur, evidenci tržeb (rozdělených podle jednotlivých expedičních míst), a to včetně korunové kontroly.

Archiv

Modul zajišťující důslednou archivaci starých dat jejich případnou obnovu. Stejně tak bude zodpovědný za zálohování aktuálních dat.

Obecné vlastnosti systému a modul Jádro

Systém bude v každém případě modulární s tím, že bude existovat seznam "core" modulů (tj. modulů nezbytných a povinných) a volitelných částí systému. Core moduly budou všechny výše uvedené vyjma modulů Výroba a Žádanky a převodky, které nejsou nezbytné v každé lékárně. Taktéž modul Finance lze se seznamu core modulů vyjmout a vytvořit pouze obecné rozhranní, aby bylo možné použít případně již existující finanční systém.

Zároveň bude existovat jeden centrální modul, Jádro, který bude mít jediný úkol, a to integrovat všechny zbylé moduly. Tj. bude to centrální a nejdůležitější komponenta systému zajišťující samotný jeho chod.

Samozřejmě, celý informační systém bude odpovídat specifikám VZP a bude propojitelný se systémem AISLP a číselníky VZP, MF a KLK. Celým systémem by také měla být prodchnuta myšlenka intuitivního a jednoduchého ovládání.

Potencionální zákazníci

Je zcela zřejmé, že okruh zákazníků je zcela jednoznačně určen. Po šetření bylo zjištěno, že lékáren je na území ČR celkem 2091, rozdělených do 86 okresů, přičemž lze usuzovat, že v každém kraji je minimálně jedna lékárna nemocničního typu. To je relativně velké číslo, které dává žít domněnce, že při realizaci tohoto projektu je reálné dosáhnout rentability.

Časový plán a kapacity

Firma Gogosoft, Ltd. má již dvacetiletou tradici a má tedy s projektováním informačních systémů svoje zkušenosti, které nyní může využít při přípravě podnikatelského plánu Informačního systému lékárny.

Časový plán

Tabulka 1 - Časový plán projektu transparentně ukazuje časový plán projektu a současně jednotlivé etapy projektu

Tabulka 1 - Časový plán projektu

Zprvu všeho je nutné provést také průzkum trhu, tj. zjistit, jakou asi část trhu je reálné obsadit naším produktem. Jak již bylo v úvodu zmíněno, současně používané informační systémy v cílové oblasti trhu jsou relativně zastaralé a používají zastaralé techniky, pročež jsou i relativně poruchové a vyžadují časté servisní zásahy ze strany dodavatele. Taktéž bylo zmíněno v předchozím oddíle, že v ČR je celkem 2091 lékáren, z toho odhadem alespoň 86 lékárenského typu. Dle mého názoru je možné předpokládat vstup na cca 6-8% trhu, tj. cca 125-167 lékáren, z toho přibližně 5-7 nemocničního typu. Zároveň je vhodné provést průzkum mezi potencionálními zákazníky a zjistit jejich představy o produktu. Tento průzkum trvá asi čtyři až pět týdnů a je součástí tohoto podnikatelského plánu, proto není ve výše uvedené tabulce zahrnut (nemá dle mého názoru na projekt přímou vazbu).

V průběhu prvních čtyřech až pěti týdnů se provádí první kolo analýz a návrhu struktury informačního systému a následně se zpracovávají další, zpřesňující analýzy. Po zpracování prvních detailnějších analýz už je možné začít s postupnou programovou implementací.

Ke konci etapy programování informačního systému je vhodné vydat tzv. Release Candidate a tento nainstalovat u vybraných zákazníků s výrazným zájmem o náš produkt jako pilotní instalaci, přičemž prospěch z toho budou mít obě strany – Gogosoft, Ltd. získá předváděníschopnou instalaci svého informačního systému a na oplátku poskytne těmto zákazníkům výraznou slevu na licencích a bezplatný servis.

Pracovní kapacity

Potřebné pracovní kapacity přehledně představují následující tabulky. Jde o souhrnné kapacity, které jsou potřeba pro vývoj systému. Nejsou zde brány v potaz obchodní aktivity spojené s tímto projektem. Prvotní průzkum trhu je zahrnut do rámce tohoto podnikatelského plánu, čili netýká se projektu přímo. Také následné marketingové a obchodní aktivity jsou plně v režii obchodního oddělení firmy.

Ještě je nutno podotknout, že se používají "člověkotýdny" jako jednotka práce (tj. práce, kterou jeden člověk je schopen za týden vykonat). Tyto se běžně používají v Gogosoft, Ltd. při komunikaci mezi zaměstnanci a vedením společnosti a dle mého názoru se díky nim vytváří věrohodnější obraz potřebné lidské kapacity a času, který konkrétní úkol zabere.

Tabulka 2 - Pracovní kapacity vývoje systému ukazuje přehledně celkové požadavky na lidské kapacity a čas. Systémový analytik bude celý projekt po celou dobu jeho trvání zastřešovat "myšlenkově". Dva analytici-programátoři budou pomáhat při programové implementaci všem zbývajícím programátorům, neboť budou držet v hlavě "myšlenkovou" strukturu a "osu" celého projektu. Zároveň budou připravovat podklady pro pět programátorů, kteřípak podle nich už budou implementovat konkrétní moduly.

Tabulka 2 - Pracovní kapacity vývoje systému

Tabulka 3 - Časový plán a přidělení kapacit na moduly (programátoři)

Tabulka 3 - Časový plán a přidělení kapacit na moduly (programátoři) ukazuje rozložení programátorských kapacit na jednotlivé moduly systému. Kapacity analytiků jsou rozloženy na celou dobu trvání projektu a určitým způsobem zastřešují celý projekt. Z tabulky je patrné, jak by mělo optimálně vypadat rozložení zdrojů – modul Jádro je nejdůležitější součást systému, proto mu bude věnováno nejvíce člověkotýdnů.

Náklady

Mzdové náklady

Mzdové náklady obsahují mzdy jednotlivých členů týmu. Tým tvoří, jak již bylo zmíněno, jeden systémový analytik, odborný specialista, dva analytici-programátoři, pět programátorů a dokumentarista.

Tabulka 4 - Mzdové náklady (vývojový tým)

Náklady na instalaci a školení

Tabulka 5 - Mzdové náklady (instalační a propagační tým) zobrazuje náklady na instalaci a propagaci našeho systému po dokončení jeho vývoje. Předpokládá se, že této práci se budou věnovat programátoři (jako instalátoři), analytici-programátoři (jako školitelé) a pracovníci obchodního oddělení firmy. Tato tabulka zobrazuje náklady přibližně na rok. Předpokládá se, že náklady po roce zavádění klesnou, neboť již nebude potřeba takový počet pracovníků.

Tabulka 5 - Mzdové náklady (instalační a propagační tým)

Ostatní náklady

Do ostatních nákladů je nutné zahrnout náklady na nájem, energii, dopravu, firemní automobily, spotřební materiál, apod. přehledně to zobrazuje Tabulka 6 - Ostatní náklady, jen je třeba podotknout, že tyto náklady jsou součtem nákladů prvního roku vývoje a druhého roku zavádění.

Tabulka 6 - Ostatní náklady

Kalkulace projektu

Stanovení prodejní ceny

Prostým součtem všech nákladů se dostáváme k částce 13 999 800 Kč, takže lze považovat celkové náklady 14 mil Kč. Tuto částku je nutné zvýšit o rabat, který chceme na tomto projektu vydělat, čili vynásobit tuto částku nějakým koeficientem, standardní rabat činí 20%. Po vynásobení se dostáváme k částce 16 799 760 Kč, kterou opět zaokrouhlíme na 17 mil Kč.

Pokud budeme trvat na provedeném marketingovém průzkumu, který nám slibuje 6-8% trhu (tj. přibližně 125 - 167) lékáren, je nutné nastavit prodejní cenu na částku 101-136 tis Kč, aby se nám naše náklady vrátily.

Zde přistupuje ke slovu zjištění cen konkurence. Konkurenční produkt Lekis je prodáván za cenu přibližně 300 tis za instalaci ve středně velké lékárně. Pokud tedy zahrneme instalaci do ceny našeho systému, je reálné ho prodávat za 150 tis Kč, aniž bychom ohrozili návratnost vloženého kapitálu a přitom neodradili vysokou cenou.

Předpokládané příjmy

Pokud tedy odsouhlasíme výše uvedenou cenu produktu na 150 tis Kč a budeme předpokládat oněch 6-8% trhu, vezměme tedy průměrný počet 145 lékáren, které zakoupí námi vyvinutý informační systém. Prostým součinem se dostáváme k částce 21 750 000 Kč.

Následně musíme připočítat ještě náklady na školení, které již nebudeme poskytovat zdarma. Pokud budeme předpokládat alespoň 1-2 účastníky školení z každé lékárny, do které náš systém prodáme, můžeme počítat přibližně s 220 zájemci o školení. Po potřebných kalkulacích jsme došli k ceně za školní v částce 20 tis Kč, čili předpokládané příjmy ze školení, jsou (po odečtení nákladů na realizaci školení) přibližně 4 mil Kč.

Předpokládané příjmy přehledně shrnuje následující tabulka:

Tabulka 7 - Předpokládané příjmy

Rizika produktu

Ještě je nutné zmínit jistá rizika, která mohou poněkud zkreslit výše uvedené údaje.

Rizika spojená s časovým plánem

Toto riziko je tu přítomno stále a lze se mu jen velmi těžko vyhnout, nepředvídatelné události mohou posunout časový harmonogram prací velmi výrazně do "červených čísel". Toto riziko jsem se snažil eliminovat již v analýze časového plánu (viz Chyba! Nenalezen zdroj odkazů. na straně 10), kdy jsem záměrně poněkud prodloužil lhůty.

Rizika spojená s parametry produktu

Toto riziko také patří ke "standardním" rizikům každého většího projektu. U takto rozsáhlých systémů hrozí, že vzniklý produkt bude velmi složitý, a to jak "uvnitř", tak z hlediska uživatelského rozhraní. Toto riziko jsem se snažil eliminovat rozkladem systému na dílčí moduly, které budou jeden každý vykonávat pouze určitou činnost a budou programovány zvlášť. Tím se lze, dle mého názoru, celkem úspěšně vyhnout tomuto riziku.

Rozkladem systému na moduly taktéž zajistíme menší hardwarové nároky celého systému, neboť jednotlivé moduly bude lze načítat do paměti postupně a v případě potřeby.

Rizika spojená s cenou produktu.

Cenové riziko je taktéž velmi důležité riziko, jehož přehlížení se nevyplácí. Prodejní cena stanovená příliš nízko jednak zpomaluje návratnost kapitálu a jednak může některé zákazníky odradit ("nejsem tak bohatý,abych si mohl kupovat levné věci"). Naopak příliš vysoká cena způsobí ještě vetší odliv zájemců. Proto je potřeba zvažovat stanovení dodejno ceny velmi pečlivě.

V našem případě je prodejní cena, podle mého názoru, stanovena adekvátně a optimálně. Máme náskok před konkurencí a můžeme nabídnout kvalitnější produkt za výhodnější cenu.

Závěr

Po jednom roce od dokončení systému jsme tedy schopni dosáhnout slušného čistého zisku přibližně 8 750 000 Kč. Samozřejmě, že tím návratnost nekončí a je nutné část z těchto peněz vložit zpět do udržování vyvinutého informačního systému.

Podle mého názoru však tento projekt může být pro naší firmu zajímavým, už jenom z důvodů existujících náznaků, že by marketingový průzkum zmíněný v této práci mohl být poněkud podhodnocen.

Doporučuji tedy se tím to projektem zaobírat podrobněji a vypracovat přesnější analýzy, které by definitivně potvrdily nebo vyvrátily relevantnost tohoto projektu.